Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів
Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів — комп'ютерів, друкарських машинок.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.
Основна вимога до шрифтів під час створення документів за допомогою друкувальних засобів — це забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. Під час підготовки документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Деякі реквізити («Код організації за ЄДРПОУ», «Код форми документа за ДКУД», «Довідкові дані про організацію», «Заголовок до тексту документа», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про наявність документа в електронній формі») можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).
Відповідно до Інструкції № 240 складати документи на папері довільного формату не дозволяється. Документи оформлюють на папері форматів А4 (210x297 мм) та А5 (146x210 мм).
Тексти документів на папері формату А4 друкують через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час підготовки документів за потреби можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.
Більшість реквізитів документа, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Відмітка про наявність додатків», «Гриф погодження» відокремлюються одна від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Директор загальноосвітнього
навчального закладу № 1111
О. О. Мельничук
19.02.2011
Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.
Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і позначень
Відповідно до Національного стандарту документи повинні мати такі береги, мм:
- 30 — лівий;
- 10 — правий;
- 20 — верхній та нижній.
Назву виду документа друкують великими літерами. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім тексту) — 28 знаків (73 мм). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжити до межі правого берега. Під час оформлення документів рекомендовано дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:
- 12,5 мм — для початку абзаців у тексті; 92 мм — для реквізиту «Адресат»;
- 104 мм — для реквізитів «Гриф обмеження доступу до документа» та «Гриф затвердження документа»;
- 125 мм — для розшифрування підпису в реквізитах «Підпис», «Гриф затвердження документа», «Відмітка про засвідчення копії».
Згідно з Національним стандартом не роблять відступів від лівого берега для розміщення реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Підпис» (лише назва посади), «Гриф погодження», «Візи документа», «Відмітка про засвідчення копії», «Прізвище виконавця і номер його телефону», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ» тощо.
У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — від межі лівого берега; другий — через 40 друкованих знаків (104 мм).
Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них — через один міжрядковий інтервал.
Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.
Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.
Текст документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Ж-л «ПРАКТИКА УПРАВЛІННЯ ЗАКЛАДОМ ОСВІТИ», № 6, 2011
